Comment informer les personnes et assurer la transparence ?

Syntec Numérique met en œuvre un certain nombre de traitements de données personnelles via son site internet qu’ils concernent des adhérents ou des non : adhésion, compte personnel, contact, cookies, etc... Nous avons donc mis à niveau les mentions d’information y figurant avant la date fatidique du 25 mai 2018. Cette mise à jour a également été répercutée sur l’ensemble de nos procédures liées à la relation avec nos adhérents, prospects et plus largement notre écosystème.

Enfin, autre volet lié à l’information des personnes sur lequel nous effectuons des nouvelles configurations avant le 25 mai : la gestion des données personnelles de nos collaborateurs. Le RGPD impose entre autres de donner aux personnes concernées une information transparente, compréhensible et aisément accessible des traitements que nous effectuons de leurs données. En nous basant sur les articles 12 à 14 du RGPD et notre registre, nous avons modifié nos supports pour y renforcer les mentions d’information « informatique et libertés ». Plus complètes et plus précises, ces mentions comportent désormais un volet consacré à notre politique de protection des données personnelles et les mentions supplémentaires prévues par le RGPD.

Sur le site internet, elles apportent à nos visiteurs une vision globale des traitements des données personnelles les concernant qui sont effectués par Syntec Numérique. Dans notre relation avec nos adhérents, nous veillons à rendre cette information plus accessible, pour que ceux-ci puissent y accéder immédiatement lorsqu’ils ont recours quotidiennement à nos nombreux services de. C’est essentiel qu’ils comprennent comment et pourquoi Syntec Numérique traite leurs données personnelles et qu’ils puissent exercer l’ensemble des droits dont ils bénéficient avec le RGPD. Cet objectif nous a conduit à reconfigurer certaines de nos procédures internes et notamment notre processus adhésion pour y intégrer le volet RGPD. Nous continuons nos travaux sur nos procédures qui seront en outre très certainement impactées par l’audit de sécurité en cours. L’objectif de cette refonte de nos procédures est de maîtriser le cycle de vie des données que nous collectons et de veiller au respect des grands principes du RGPD.

Et plus spécifiquement pour le volet ressources humaines ?

Pour finaliser l’ensemble de nos travaux RGPD axés sur l’information et la transparence, il nous reste désormais à modifier notre volet RH qui passera par :

• La rédaction d’une charte informatique intégrant un volet sur le traitement des données des permanents du syndicat,
• La normalisation de nos nouvelles procédures dans lesquelles les permanents de Syntec Numérique sont impliqués. Elles contribueront à sensibiliser davantage les équipes aux enjeux RGPD.

Happy-end pour la mission RGPD ?

L’obligation d’information est renforcée par le RGPD. Cette mise à niveau des mentions d’information a été l’occasion chez Syntec Numérique, de décortiquer ses processus de travail pour être en conformité. Finalement une fin heureuse pour une réglementation perçue dans un premier temps comme une nouvelle obligation contraignante !

Laurent Baudart Délégué général du principal syndicat professionnel du secteur du numérique en France : Syntec Numérique (2 000 entreprises adhérentes).