Quel plan de travail pour la mise en conformité de Syntec Numérique avec le RGPD ou GDPR ?

Quels sont les objectifs généraux ?

Nous avons défini un plan de travail réunissant un ensemble de documents construits par nos soins pour suivre l’avancement de la mise en conformité de Syntec Numérique et assurer aussi la traçabilité des actions menées.

La cartographie des traitements et pratiques établie à partir des fiches de postes et des entretiens organisés par notre chef de projet avec chaque collaborateur identifié au préalable devrait être terminée pour la fin du mois de février. C’est relativement simple, bien que cela prenne du temps et soit quelque peu fastidieux. Et pourtant les traitements mis en œuvre par Syntec Numérique sont loin d’être comparables avec ceux effectués par des entreprises.

Le registre des traitements sera ensuite mis en œuvre. C’est un des domaines du plan de travail qui est encore à défricher et qui n’est pas encore complètement défini en termes de forme, de contenu, de méthode de saisie et de mise à jour régulière mais qui est essentiel puisqu’il constitue la base à partir de laquelle nous déterminerons une grande partie des actions à mener.

L’encadrement juridique a consisté à recenser tous nos contrats avec des fournisseurs et à préparer des négociations d’avenants pour prendre en compte les mesures prévues par le RGPD en la matière. Pour Syntec Numérique, les prestataires concernés sont principalement ceux qui fournissent des prestations qui ont trait à notre système d’information et à nos outils : CRM, site internet, outil collaboratif, infrastructure et hébergement.

La politique interne a été aussi passée en revue et nous avons déjà identifié une dizaine de procédures à modifier ou à créer. Par exemple, modifier nos mentions d’informations ou établir une charte interne RGPD (politique et code de conduite).

Enfin les tâches portant sur le domaine de la sécurité de notre système d’information ont été listées. Même si nous avions pensé à mettre en œuvre des règles et des outils pour assurer la sécurité de notre système d’information, des actions restent à mener. Par exemple écrire une procédure de détection, de traitement et de notification des potentielles violations de données personnelles ou bien établir une documentation des procédures de sécurité des sous-traitants. Nous organiserons ensuite régulièrement des audits sécurité incluant la réglementation RGPD afin de tester la robustesse de notre sécurité et la vulnérabilité des données personnelles gérées par Syntec Numérique.

Pour conclure ?

Ce qui nous paraissait assez simple dans un premier temps s’avère non pas plus compliqué mais simplement plus long en terme de préparation et de réalisation. Alors notre conseil : ne tardez pas à vous y mettre !