Du e-learning sur mesure, efficace et à moindre coût ?

E-Learning et maîtrise des coûts

Il est vrai que le e-learning et la maîtrise des coûts ont une longue histoire commune…

Si nous comparons un dispositif de formation en présentiel et son corollaire en blended-learning, les coûts de conception/production du contenu sont à l’avantage du présentiel. Mais cela est rapidement compensé par les coûts d’immobilisation des stagiaires. Et la tendance s’inverse même radicalement lorsqu’on y ajoute les coûts d’animation. Il faut donc remettre le e-learning dans une perspective globale : même s’il peut sembler cher à certains, le e-learning permet toujours, quoiqu’on en dise, des économies d’échelle significatives. 

Lorsqu’une entreprise prend la décision d’introduire du e-learning dans ses dispositifs de formation, trois choix se présentent à elle : l’achat de contenus e-learning « sur étagère », l’achat de contenus e-learning « sur mesure » réalisés par un prestataire externe, ou la conception/réalisation de contenus e-learning sur mesure réalisés en interne. Là encore de nombreux paramètres sont à prendre en compte. Le temps dont on dispose, le budget alloué, le sujet à traiter, la nécessité de mises à jour, la complexité et la sophistication du niveau de médiatisation attendus sont autant de critères qui jouent un rôle déterminant dans le choix du mode de production.

L’achat de e-learning externalisé confronte l’acquéreur à des gammes de produits extrêmement larges. Une heure de e-learning c’est un peu comme une automobile, vous pouvez en trouver à 8 000 €, à 15 000 €, à 30 000 €, ou même à 100 000 €… tout dépend de ce vous cherchez !

Vous l’aurez compris, les contenus sur étagère sont loin de pouvoir couvrir tous les besoins d’une entreprise, et l’externalisation des contenus sur mesure représente des coûts non négligeables.

Faut-il alors franchir le pas de la montée en compétence d’une équipe interne ?  Voilà bien des questions qu’un gestionnaire de formation avisé doit se poser.

Les véritables coûts du E-Learning 

Si l’on a fait le choix du e-learning sur mesure externalisé, lorsque se pose la question de savoir quels sont les véritables coûts du e-learning, on se rend rapidement compte que ceux-ci ne se limitent pas au montant figurant en bas de la proposition commerciale du prestataire qui s’engage au forfait. En effet, aux coûts visibles s’ajoutent des coûts masqués, voire des surcoûts.

Les coûts masqués sont tout simplement les charges internes induites par le projet. Les entreprises qui débutent sur ces sujets ont d’ailleurs bien souvent la cuisante surprise de découvrir qu’un projet e-learning, même externalisé, est extrêmement chronophage. Le temps passé en interne en pilotage, transfert d’expertise, relectures, recette, tests techniques et validations métier est non négligeable. Autant de postes qui sont généralement sous-estimés lorsqu’on débute ce type de projets.

Enfin les surcoûts existent et il ne faut pas se le cacher : les dépassements et évolutions de périmètre en cours de projet sont générateurs d’avenants budgétaires.

Alors, comment réduire ces coûts ? 

Du côté des coûts visibles, une bonne politique de benchmark et de référencement doit permettre d’identifier les acteurs et les prix du marché. Du côté des coûts masqués, une réelle prise de conscience des charges internes liées à la réalisation d’un projet e-learning est indispensable. Seule cette transparence pourra conduire à une organisation, c’est-à-dire une rationalisation de ces coûts. Enfin, pour endiguer les surcoûts, il convient de se professionnaliser. Car ces surcoûts découlent généralement d’une forme d’amateurisme. Des projets conduits côté client avec méthode sont donc la clé d’une réelle maîtrise des coûts.

A la question « les outils auteurs sont-ils une alternative valable ? », la réponse est oui, bien sûr, ils sont faits pour ça. Et si l’on considère les choses d’un point de vue strictement économique, la solution semble même particulièrement séduisante.Mais la réalité est plus nuancée. Car l’outil tout seul n’est rien, sans l’homme et les idées.

La constitution de l’équipe interne en charge de la production e-learning est cruciale. L’homme ou la femme providentiel ayant à combiner des qualités à la fois techniques et pédagogiques.

A cela s’ajoute une véritable question, qui est celle du volume et de la fréquence des productions à délivrer. Car une équipe restreinte ayant un usage occasionnel des outils auteur ne saurait se maintenir en compétence sans un accompagnement au long cours par des professionnels.

En résumé, si vous voulez du e-learning sur mesure et à moindre coût, deux voies parallèles s’ouvrent à vous. Franchir le pas de la montée en compétence d’une équipe interne, et rationaliser la conduite des projets opérés avec des prestataires externes.

Dans les deux cas, il s’agit de professionnaliser ses projets. Pour sortir de l’amateurisme et assurer la maîtrise des projets, il n’y a pas d’autre alternative que de rentrer dans le triangle délai-budget-qualité bien connu de tous les chefs de projets. Et seule une bonne analyse des facteurs de risques permet d’assurer une bonne gestion du risque.

Et nous mettons-là le doigt sur un point clé du sujet. Si nous établissons une comparaison avec un autre secteur, vous pouvez vous faire faire un vêtement sur mesure chez un tailleur, ou l’acheter sur cintre en prêt-à-porter. Mais le travail du tailleur est un artisanat, alors que le prêt-à-porter relève des techniques de l’industrie. Le modèle économique qui sous-tend ces deux activités est radicalement différent, les coûts qui en découlent également. D’un autre côté, la qualité et le niveau de satisfaction du client peuvent différer du tout au tout.

Or nous voudrions la qualité du sur mesure au prix du prêt-à-porter. Cela ne pourra se faire que si l’on accepte une part d’industrialisation dans la méthode et les livrables pour accéder à des coûts optimisés.

Et puis, ne l’oublions pas : à quoi bon vouloir obtenir le meilleur prix si l’efficacité n’est pas au rendez-vous ? C’est pourquoi le benchmark et le référencement n’ont de sens que s’ils prennent en compte le rapport QUALITE/PRIX.  … Or comment s’assurer d’atteindre le niveau d’efficacité requis ? On le sait bien dans le domaine de la formation : pas de mesure de l’efficacité sans EVALUATION. 

Et les dispositifs d’évaluation sont précisément au cœur de la sphère e-learning. La majorité des plateformes e-learning, ou LMS, intègrent ou supportent ces fonctionnalités. Evaluations à chaud, à froid, de la satisfaction, et des compétences sont désormais grandement facilitées grâce à ces outils.

En conclusion, il ne devrait plus y avoir aujourd’hui aucun retour d’expérience qui ne mette en relation la mesure des coûts et de l’efficacité.  Ainsi pourra se dessiner la réelle cartographie des possibilités d’obtenir aujourd’hui du e-learning sur mesure, efficace et  moindre coût !